Personuppgiftspolicy

Dina personuppgifter

Wij Trädgårdar (”vi”, ”oss”) vet hur viktigt det är med integritet för våra kunder och webbplatsbesökare, och vårt mål med denna policy är att vi på ett tydligt och transparent sätt ska beskriva för dig hur vi samlar in, använder, visar, överför och lagrar din information så att du känner dig säker på att dina personuppgifter är i säkert förvar. Wij Trädgårdar utför all hantering av personuppgifter i enlighet med Personuppgiftslagen (PuL) och EUs kommande integritetslagstiftning GDPR.

Personuppgiftsansvar

Wij Trädgårdar är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter på denna och andra digitala plattformar som drivs av Wij Trädgårdar.

Kontaktuppgifter

Du kan kontakta oss på info@wij.se eller via vanligt brev som skickas till Wij Trädgårdar, Herrgårdsvägen 12, 816 30 Ockelbo. Du kan också kontakta oss via ”Kontakt-sidan” på wij.se.

Insamling av personuppgifter

Vad en personuppgift är
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det gäller till exempel namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Det gäller också till exempel bokningsnummer och krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.

Hur vi samlar in personuppgifter och vilka uppgifter vi samlar in 

Wij Trädgårdar samlar in personuppgifter på flera sätt, men i första hand direkt från dig.

Uppgifter som samlas in i samband med bokning
När du bokar på wij.se eller hos ett ombud eller i butik samlar vi in personuppgifter från dig för att kunna fullgöra din beställning. Det är uppgifter om namn för alla personer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för den som bokar. I samband med bokning samlar vi också in betalningsuppgifter.

Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt
Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss, till exempel via kundtjänst, på e-post, telefon eller på andra sätt. I första hand samlar vi in de personuppgifter som behövs för att kunna besvara din fråga eller hantera ditt ärende. Det är uppgifter om namn och bokningsnummer. Beroende på hur du väljer att kontakta oss kan vi också samla in kontaktuppgifter som t.ex. e-postadress eller telefonnummer.

Vid personlig kontakt samlar vi också in de övriga personuppgifter som du själv väljer att lämna till oss. Det kan t.ex. vara uppgifter om allergier, hälsotillstånd eller andra uppgifter om dig eller andra personer på din bokning.

Uppgifter som samlas in när du prenumererar på vårt nyhetsbrev
Om du väljer att prenumerera på Wij Trädgårdars nyhetsbrev samlar vi in ditt namn och din e-postadress för att kunna skicka nyhetsbrevet.

Uppgifter som samlas in vid användning av våra digitala tjänster
När du använder vår webbplats eller någon annan digital tjänst från oss samlar vi in uppgifter om ditt användande av tjänsten. En del av dessa uppgifter kan vara personuppgifter, som t.ex. ditt IP-nummer. Vi samlar också in uppgifter om hur du navigerar i tjänsten, vilka sökningar du gör och vilka reseprodukter du är intresserad av.

Uppgifter som samlas in från någon annan än dig
Vid bokning och vid kontakt med oss i olika ärenden förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra personer i ett sällskap. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtligas samtycke till att lämna dessa personuppgifter. Om du inte själv har genomfört en bokning utan någon annan har gjort en bokning där du ingår samlar vi in personuppgifter om dig från den personen. Det samma gäller om någon annan har varit i kontakt med oss för din räkning.

För att kunna hålla dina personuppgifter uppdaterade och korrekta kompletterar och uppdaterar vi dina personuppgifter genom inhämtning från privata och offentliga register. Det gäller t.ex. adressuppgifter.

Hantering och lagring av personuppgifter

Wij Trädgårdars rättsliga grund att behandla dina personuppgifter
Wij Trädgårdar behandlar dina personuppgifter lagenligt. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av fullgörande av bokningsavtalet, specifikt av samtycke eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål. I huvudsak behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra ett avtal i vilket du är part, exempelvis bokningsvillkoren

Administration av din bokning
För att kunna leverera de tjänster du har beställt av oss använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används för att ställa ut biljetter och dokument, för att göra bokningar och genomföra betalningen av de tjänster du har beställt.

Administration inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller andra verifieringar av betalkort.

Kundvård
Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder ditt namn och bokningsnummer för att identifiera dig och din bokning. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Vi kan också komma att använda alla de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet. Denna information sparas i 200 dagar.

Utskick av information
När du har bokat med oss använder vi dina personuppgifter för att skicka bokningsbekräftelse, viktig information om din kommande bokning och erbjudanden kopplade till bokningen. Sådana utskick sker till den e-postadress som har lämnats i samband med bokning.

Marknadsföring och personifiering

Om du har anmält dig till vårt nyhetsbrev använder vi dina personuppgifter för att skicka nyhetsbrevet till dig och för att anpassa innehållet i nyhetsbrevet till just dig. Det är dels din e-postadress och dels uppgifter om din okningshistorik, ditt användarmönster och dina preferenser. Genom att använda dessa uppgifter kan vi ge dig de erbjudanden som vi tror att du har störst intresse och nytta av.

Vi använder oss också av personifiering i vår kommunikation via sociala medier och webannonsering på andra webbplatser än wij.se. För analys av användarmönster och personifiering använder vi oss av cookies. Du kan läsa vår cookiepolicy här.

Utveckling av tjänster och service
Vi använder de uppgifter vi samlar in om våra kunder för att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster. Det gäller dels våra digitala tjänster, där vi analyserar användarbeteende för att utveckla hur vi presenterar information, erbjudanden och utformar funktioner. Det gäller också utveckling av våra produkter efter kunders önskemål och beteende och för att t.ex. åtgärda brister eller öka säkerheten.

I huvudsak använder vi anonyma eller anonymiserade uppgifter på aggregerad nivå för att göra denna typ av analyser. Det kan dock förekomma att vi använder även personuppgifter som vi har samlat in om det är relevant.

Lagkrav
Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.

Lagringstider
Wij Trädgårdar följer god sed i turismbranschen. Vi sparar dina personuppgifter så länge som det krävs för ändamålet med behandlingen.

Vi sparar alla de personuppgifter vi samlar in i vår kunddatabas. I kunddatabasen sparas personuppgifter och historik i två (2) år om du inte har samtyckt till att vi kan spara dina uppgifter längre. Om du samtycker till det specifikt sparar vi dina personuppgifter i upp till 10 år.

Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev sparas dina kontaktuppgifter så länge som du väljer att fortsätta ta emot nyhetsbrevet.

Wij Trädgårdars tekniska och organisatoriska åtgärder för säker behandling av dina personuppgifter
Vi vidtar löpande åtgärder för att uppfylla principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”. Vi utvärderar kontinuerligt riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minska riskerna.

Vi uppdaterar kontinuerligt vår personal i dataskyddsfrågor. Har ni direkta frågor om hur vi arbetar med personuppgiftslagen (PuL) eller den kommande dataskyddsförordningen (GDPR)– kontakta gärna på info@wij.se.

Utlämning av personuppgifter

Avtalspartners och IT-leverantörer
Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är dock molnlösningar eller installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner. 

Interna IT-system
Internt hanterar vi personuppgifter i vår kunddatabas, i vårat bokningssystem och kundtjänstsystem. Dessa system är till för att kunna leverera de tjänster du har beställt från oss och för att kunna hantera frågor och kundvård i samband med utförandet av dessa tjänster. I dessa system kan samtliga de personuppgifter vi samlar in komma att hanteras.

Betallösningar
Vi använder oss av externa leverantörer för att hantera betalningar. Dessa leverantörer får tillgång till personuppgifter i form av namn, adresser och betalningsinformation. Denna hantering är nödvändig för att vi ska kunna leverera de tjänster du har beställt från oss. 

Leverantörer av relaterade tjänster
För att tillhandahålla en del av de tjänster du har beställt från oss använder vi oss av underleverantörer och partners. Ofta är det nödvändigt att vi lämnar personuppgifter till dessa för att tjänsten ska kunna utföras. 

Digitala partners
När du bokar en resa med Wij Trädgårdar via en webbplats (digital partner) som vi samarbetar med för marknadsföring av våra tjänster kan det förekomma att du själv lämnar personuppgifter till webbplatsen. Exempelvis Booking.com. Dessa personuppgifter ansvaras för och hanteras av respektive aktör i enlighet med deras personuppgiftspolicy. När en bokning är genomförd genom en digital partner skickar vi vissa personuppgifter till respektive aktör för att bekräfta att bokningen är gjord. Avseende digitala partners rör det sig om pseudonymiserade uppgifter och bokningsnummer. Aktörerna kan inte direkt genom dessa uppgifter identifiera dig som kund.

Övriga
Om du bokar andra relaterade tjänster via oss, t.ex. guidningar eller aktiviteter, kan i förekommande fall de personuppgifter som behövs för att leverera den beställda tjänsten lämnas över till den som ska utföra tjänsten. Det kan t.ex. vara uppgifter om namn och ålder för alla på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för den som bokat. 

Dina rättigheter

Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke
Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen. Du lämnar samtycke till hantering av dina personuppgifter i samband med att du använder våra tjänster på wij.se eller vid kontakt med våra kundtjänst.

Återkallelse av samtycke
Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna ovan. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket.

Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål.

Rätt att få information om vilka personuppgifter vi har sparade om dig
Om du vill ha information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig kan du skriftligen ansöka om detta på ovanstående adress. Registerutdraget lämnas på begäran och är gratis en gång per år.

Hur går jag tillväga för att begära ett registerutdrag?

Du skriver och begär ett registerutdrag från Wij Trädgårdar. OBS! Du måste skicka in din begäran skriftligen eftersom den ska innehålla din namnteckning, du kan alltså inte bara skicka ett e-post. Märk brevet ”Personuppgiftsutdrag”. Lagstödet för denna rättighet med registerutdrag finner du i 26 § personuppgiftslagen

Så här kan du skriva

Personuppgiftsutdrag – till Wij Trädgårdar.

Härmed ansöker jag om information enligt 26 § personuppgiftslagen.

…………………………………………………………………
(Ort och datum)
………………………………………………………………..
(Namnteckning)
……………………………………………………………….
(Namnförtydligande, personnummer och adress.)

(e-mail/telefonnummer)
…………………………………………………………………….

Rätt till kontroll över dina personuppgifter
Du har rätt att begära att uppgifterna om dig ska raderas, kompletteras eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte används för direktreklam eller s.k. profilering.

Cookies

På wij.se använder vi cookies för att förbättra din upplevelse, för att samla information för vår marknadsföring och för att kunna utveckla webbplatserna. Informationen lagras anonymt. Det kan förekomma att vissa personuppgifter hanteras av cookies på Wij.se. För denna hantering gäller förutom vår personuppgiftspolicy också vår cookiepolicy. 

Om du vill klaga

Den som anser att ett företag bryter mot PUL eller annan integritetslagstiftning kan vända sig till Datainspektionen. Läs mer på Datainspektionens webbplats